Los presupuestos son planes cuantificados de ingresos y gastos. Su diferencia nos dará el beneficio o pérdida esperada en cobros y pagos. También nos indicará en qué momento existirán superávit o déficit de dinero efectivo en inversiones realizadas y la forma en que se han financiado.
Mediante la elaboración de los presupuestos se intenta establecer cuál será el escenario más verosímil de la empresa en el horizonte que contempla el plan presupuestario. A partir de la definición de este escenario se realiza la planificación, mediante la cual la empresa trata de proyectar el futuro que desea alcanzar, identificando los recursos que necesitará para lograrlo. De esta forma se pretende anticipar posibles dificultades que se pueden presentar, y prever estrategias para afrontarlas con el tiempo suficiente.
En la elaboración de los presupuestos no se debe tener en cuenta solamente las tendencias que muestra la información histórica de la empresa y la previsible evolución del entorno, sino las acciones a desarrollar y su cuantificación en términos de inversión, para alcanzar los objetivos fijados.
Durante el ejercicio, es recomendable no entrar en la revisión del presupuesto (excepto el de tesorería que debe ajustarse a la realidad permanentemente) dada la desorientación y complejidad administrativa que ello puede suponer, a no ser que se produzcan cambios importantes y con muchos visos de permanencia a lo largo del ejercicio (ejemplo: crisis de ventas, etc.).
Con la planificación presupuestaria, se intenta alcanzar una serie de objetivos previamente definidos, -realistas, pero que se requiera un esfuerzo significativo para alcanzarlos-, elaborando para ello hipótesis sobre la evolución previsible de determinadas variables sobre las que la empresa no puede incidir y deberá adaptarse. (evolución de la demanda, estrategia de competencia y proveedores, innovación tecnológica, etc.).
El hecho de detectar desviaciones significativas y con visos de permanencia en estas variables, puede llevar a un replanteamiento general de los objetivos marcados, ya que no cabe la posibilidad de introducir acciones correctoras; por ello resulta recomendable definir varios escenarios posibles en la evolución de estas variables, -optimista, realista y pesimista-, con el fin de adaptarse a los cambios que realmente se produzcan, con estrategias previamente definidas.
Lógicamente, si contemplamos escenarios distintos, los objetivos también serán distintos para cada uno de ellos, siendo éstos más o menos ambiciosos en función de que el escenario sea el optimista o el pesimista.
La ventajas que ofrece el presupuesto son:
- Cuantificar los medios de que debe disponer la empresa para alcanzar los objetivos.
- Permitir el desdoblamiento por centros de responsabilidad.
- Contrastar la realidad con la previsión, ya que se detectan con rapidez a qué área de la empresa pertenecen los desequilibrios y a la vez se facilita la aplicación de medidas de corrección en su momento.
- Permitir anticipar las necesidades financieras de la empresa, al programar con antelación las acciones que se deben desarrollar para cubrirlas o porque replantean los objetivos propuestos, si ya no es posible alcanzarlos con los medios de los que disponemos.
El proceso de elaboración de presupuestos comprende tres estados contables:
Presupuesto de ventas
Es deseable que el presupuesto de ventas se desglose en cantidad de producto y precio unitario, ya que las variaciones de precios pueden crear desviaciones. Si no está desglosado no se sabrá si son debidas a cambios de precio o de volumen. Surge entonces una decisión importante, ¿Se deben considerar todos los productos con los que trabaja la empresa o sólo algunos? ¿Basándose en qué criterio se deberían seleccionar?
Existe un método que permite cuantificar la importancia de los productos en el total de las ventas. Se trata de la curva ABC. Este instrumento se aplica cuando el surtido es suficientemente grande y cuando se pretenden concentrar los esfuerzos en ésta o aquella área.
Normalmente, se constata que apenas de un 15% a un 20% de los productos generan de entre el 70% y 80% de las ventas. Esto nos lleva de inmediato a concentrar la atención en ese conjunto de productos, que forman la zona A de la curva. Por el contrario los productos que constituyen la zona C y que contribuyen insignificantemente en el volumen de ventas merecerán, en consecuencia, una menor atención. Pero las conclusiones que se extraigan tendrán que ser prudentes ya que un producto situado en la zona C, y por lo tanto con un bajo volumen de ventas puede ser importante para la estrategia comercial.
Presupuesto coste de compras
Su estimación se realizará en función de la previsión establecida de unidades que se deben vender multiplicadas por su coste unitario. Se debe considerar, además de los gastos de compra, los gastos de almacenamiento (gasto de mantenimiento del almacén, seguros, etc.). Del mismo modo que las ventas deben agruparse en grandes segmentos y los gastos asociados a las mismas deben seguir los mismos criterios.
Presupuesto gastos de estructura
Incluye todos los gastos de naturaleza logística, indispensables para el funcionamiento de la empresa respecto al volumen de ventas definido. Es evidente que debe reflejar decisiones tomadas, tales como la contratación de nuevos empleados, el alquiler de un nuevo almacén o tienda, etc.
Los principales puntos de este presupuesto son: gastos de personal (incluida cotización a la Seguridad Social), alquileres, suministros, servicios exteriores, etc.
Presupuesto de inversiones
Se establece con una periodicidad anual, abarcando un horizonte temporal de 3 años. Su objeto es ver si las decisiones de inversión adoptadas para la consecución de los objetivos fijados son compatibles con la capacidad que tiene la empresa de generar los recursos necesarios para afrontar los pagos, por lo tanto, tendrá una incidencia directa en el presupuesto de tesorería.
Este presupuesto debe expresar las decisiones tomadas de ámbito más global, de medio y largo plazo. La compra de nuevos equipos informáticos, la adquisición de un traspaso, etc., son algunos de los ejemplos que deben constar en este presupuesto.
Cuenta de resultados provisional
Se obtiene mediante la integración de todos los presupuestos anteriores, sin incluir en esta fase los ingresos o gastos financieros, pues éstos se estimarán posteriormente en el presupuesto de tesorería.
La cuenta de resultados o cuenta de pérdidas y ganancias se puede definir como la comparación entre todos los ingresos y todos los gastos del ejercicio correspondiente, registrados bajo el principio contable del devengo, es decir, cuando se generan los derechos de cobro o las obligaciones de pago, independientemente de cuando se produzcan los unos o los otros.
Anticipa cuál es el beneficio que se espera obtener, lo que nos permitirá ver si está de acuerdo con los objetivos planteados, en caso contrario se podrían volver a replantear los presupuestos de ventas, compras, promoción y gastos hasta conseguir el resultado pretendido.
Presupuesto de tesorería
Refleja la influencia de las distintas actividades previstas de la empresa en la liquidez, por lo que su realización será más o menos necesaria en la medida en que se prevean que pueden existir dificultades de liquidez.
El presupuesto de tesorería se realiza mediante la anotación sistemática en forma de columnas de los cobros y pagos previstos para cada periodo considerado (meses recomendablemente con periodicidad quincenal o semanal si existen serios problemas de liquidez), se utiliza como criterio de cálculo exclusivo el de entradas y salidas de dinero efectivo y líquido, su propósito es detectar con la antelación suficiente si se va a necesitar más dinero del que proporcionan las operaciones normales de la empresa, y cuánto se va a necesitar en cada momento, con el objeto de poder tener en cuenta los aspectos siguientes:
- programar las necesidades de créditos, que hay que obtener, por periodos e importes determinados,
- obtener remuneración para los excedentes de tesorería a corto plazo.
En su forma simplificada, el presupuesto de tesorería de un periodo determinado se confecciona anotando:
| Saldo final de tesorería | = | Saldo inicial de tesorería | + | Cobros del periodo | - | Pagos del periodo |
Con objeto de clarificar el análisis, los cobros y pagos se separan en función de su naturaleza:
- de explotación (movimientos de tesorería directamente relacionados con la actividad propia del comercio) y
- financieros (movimientos de tesorería que tendrán como objetivo cubrir los déficits y lograr remuneración a los superávits que proporcionan las operaciones de explotación).
El saldo final de tesorería de cada periodo, se obtiene de la misma manera que la suma de saldos. En su forma simplificada, el presupuesto de tesorería de un periodo determinado se confecciona anotando:
| Saldo final de tesorería del periodo | = | Saldo inicial de tesorería | + | Saldo de explotación | + | Saldo financiero |
Estructura del presupuesto
Se presenta en forma matricial (de tabla), las columnas representan los periodos en los que se divide el horizonte temporal considerado del plan financiero. En las filas figuran los distintos conceptos o causas que originan movimientos de entrada o salida de dinero efectivo y líquido (de tesorería), dos filas más hacen referencia, una de ellas al saldo inicial del periodo (que coincide con el saldo inicial del mes anterior), y la otra al saldo final del periodo (que coincidirá con el saldo inicial para el mes siguiente).
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